Outlook empfängt keine Mails mehr: Schritt für Schritt zur Lösung

Auf dem Handy klingelt es, eine neue Mail ist da. Du gehst zum PC, öffnest Outlook, und der Posteingang zeigt nichts Neues. Unten in der Statusleiste steht vielleicht „Alle Ordner sind auf dem neuesten Stand“ oder „Verbindung getrennt“, und der Klick auf Senden und Empfangen bringt keine einzige Nachricht herein. Das Handy verrät dir dabei schon etwas Wichtiges: Am Mailserver liegt es meistens nicht, denn dort ist die Nachricht ja angekommen. Es klemmt irgendwo zwischen Outlook und dem Server. Genau diese Strecke gehen wir jetzt der Reihe nach durch.

Einordnung: Kommt gar nichts an oder hängt es beim Senden?

Bevor du etwas änderst, schau kurz genau hin, denn es gibt zwei Fälle mit unterschiedlichen Ursachen. Im ersten kommen keine neuen Mails mehr an, der Posteingang bleibt stehen. Im zweiten lässt sich zwar noch etwas schreiben, aber die Nachricht bleibt im Ordner „Postausgang“ liegen und geht nicht raus. Manchmal tritt beides zusammen auf.

Achte auch auf eine mögliche Fehlermeldung, und lies sie genau. Ein Code wie 0x800CCC0E bedeutet, dass Outlook den Server gar nicht erreicht. Dann stimmt meist ein Servername, ein Port oder die Verschlüsselung nicht, oder eine Firewall blockiert die Verbindung. Ein Text wie „Fehler beim Anmelden am Posteingangsserver“ zeigt dagegen in eine andere Richtung: Die Verbindung klappt, aber die Zugangsdaten passen nicht, also ein falsches Passwort oder ein falscher Kontoname. Merk dir den genauen Wortlaut, das spart später Zeit.

Schnellcheck: Offlinemodus und Internetverbindung

Der häufigste Grund ist harmlos und in zehn Sekunden geprüft: Outlook steht auf offline.

Im klassischen Outlook gehst du auf die Registerkarte Senden/Empfangen und schaust nach der Schaltfläche Offline arbeiten. Ist sie hervorgehoben (aktiv), klick sie einmal an, damit sie sich löst. Unten in der Statusleiste sollte danach nicht mehr „Offline arbeiten“ oder „Verbindung getrennt“ stehen, sondern „Verbunden“. Drück anschließend F9, das löst „Alle Ordner senden/empfangen“ aus.

Prüfe im gleichen Atemzug, ob der PC überhaupt online ist. Öffne einen Browser und ruf eine beliebige Seite auf. Kommt keine Verbindung zustande, liegt das Problem nicht bei Outlook, sondern beim Netzwerk. Dann hilft dir eher die Anleitung zu einem Netzwerkfehler weiter, zum Beispiel wenn der DNS-Server nicht antwortet.

Neues Outlook oder klassisch? Warum das den Weg ändert

Auf vielen Rechnern gibt es inzwischen zwei Programme, die beide „Outlook“ heißen. Das ist wichtig, weil manche Schritte nur in einem der beiden funktionieren.

Das klassische Outlook gehört zu Microsoft 365 oder zum installierten Office. Es hat oben die Menübänder mit der Registerkarte Senden/Empfangen, es legt deine Daten in .pst oder .ost-Dateien ab, und es kennt Profile sowie das Reparaturwerkzeug SCANPST.

Das „neue Outlook“ ist eine eigene, neu gebaute App, die die frühere Windows-App „Mail“ ersetzt. Es hat keine .pst-Dateien, kein SCANPST und keine Profile im alten Sinn. Konten verwaltest du dort über Einstellungen (das Zahnrad) und dann Konten. Wenn unten Schritte zu SCANPST oder zum Mail-Applet stehen, betreffen die nur das klassische Outlook. Für das neue Outlook steht am Ende der passende Weg.

Mögliche Ursachen

Damit du weißt, worauf die nächsten Schritte zielen, hier die üblichen Verdächtigen:

Outlook steht auf Offline arbeiten oder der PC hat keine Internetverbindung.
Die Server- oder Porteinstellungen des Kontos sind falsch, oft nach einem Passwortwechsel oder einem Anbieterumzug.
Das Passwort hat sich geändert und Outlook meldet sich nicht mehr an.
Das Postfach beim Anbieter ist voll und nimmt nichts mehr an.
Eine große Nachricht hängt im Postausgang und blockiert den ganzen Abgleich.
Die Outlook-Datendatei oder das Profil ist beschädigt.
Ein Virenscanner mit E-Mail-Schutz funkt dazwischen.

Schritt für Schritt: Konto und Server-/Porteinstellungen prüfen

Arbeite die Punkte in dieser Reihenfolge ab und teste nach jedem Schritt mit F9, ob wieder Mails kommen.

Offlinemodus lösen und neu abgleichen. Wie oben beschrieben Offline arbeiten deaktivieren, dann F9 drücken. In vielen Fällen ist hier schon Schluss.
Passwort prüfen. Fragt Outlook nach dem Kennwort oder scheitert die Anmeldung, gib das aktuelle Passwort deines Postfachs ein. Wenn Outlook ständig neu nachfragt, hilft die eigene Anleitung dazu: Outlook fragt ständig nach dem Passwort.
Kontoeinstellungen öffnen. Im klassischen Outlook über Datei dann Kontoeinstellungen und noch einmal Kontoeinstellungen. Markiere dein Konto und wähle Ändern. Bei einem IMAP- oder POP-Konto siehst du hier den Posteingangs- und Postausgangsserver.
Server und Ports abgleichen. Über Weitere Einstellungen und den Reiter Erweitert findest du die Portnummern und die Verschlüsselung. Rate diese Werte nicht, sondern such sie auf der offiziellen Hilfeseite deines E-Mail-Anbieters und trag genau das ein, was dort steht. Übliche Werte für verschlüsselte Verbindungen sind IMAP über Port 993, POP3 über Port 995 und SMTP über Port 587 oder 465, aber verlass dich immer auf die Angabe deines Anbieters.
Kontoeinstellungen reparieren lassen. Zurück im Fenster Kontoeinstellungen gibt es die Schaltfläche Reparieren. Damit prüft Outlook die Verbindung selbst und korrigiert einfache Fehler.
Virenscanner kurz ausschließen. Manche Sicherheitsprogramme scannen ein- und ausgehende Mails und können den Abruf stören. Schalte den E-Mail-Schutz testweise für einen Moment aus und probier es erneut. Lass den Virenschutz danach wieder an.

Postfach voll und hängende Nachrichten im Postausgang lösen

Wenn nichts mehr rausgeht und alles im Postausgang liegt, ist oft eine einzelne große Nachricht schuld. Ein Anhang mit vielen Megabyte blockiert den kompletten Sende- und Empfangsvorgang.

Öffne den Ordner Postausgang und schau, ob dort eine Mail klemmt. Zieh sie mit gedrückter Maustaste in den Ordner Entwürfe. Damit ist die Blockade weg, der normale Abgleich läuft wieder, und du kannst die Mail später erneut senden, notfalls mit kleinerem Anhang oder als Link zu einer Datei.

Kommt gar nichts mehr an, kann auch das Postfach beim Anbieter voll sein. Melde dich einmal im Webmailer deines Anbieters an, also direkt im Browser, und schau nach der Speicheranzeige. Ist der Speicher am Limit, lösch alte oder große Mails und leere den Papierkorb im Webmailer. Bei einem POP3-Konto lohnt zusätzlich ein Blick in die Kontoeinstellungen unter Erweitert: Steht dort „Kopie aller Nachrichten auf dem Server belassen“ ohne zeitliche Begrenzung, füllt sich das Postfach mit der Zeit von selbst.

Wenn es weiter klemmt: SCANPST und neues Outlook-Profil

Kommen die Mails immer noch nicht, ist womöglich die lokale Datendatei oder das Profil beschädigt. Jetzt gilt: erst sichern, dann reparieren.

Erst ein Backup. Microsoft empfiehlt ausdrücklich, die vorhandene Outlook-Datendatei zu sichern, bevor du das Reparaturwerkzeug startest. Schließ Outlook und kopier die betroffene .pst oder .ost-Datei an einen sicheren Ort. Wenn du generell noch keine Sicherung hast, ist das ein guter Moment, ein Backup unter Windows einzurichten.

SCANPST ausführen. Das Werkzeug heißt „Posteingangs-Reparatur“ und liegt im Office-Ordner, bei aktuellen Versionen etwa unter C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16. Beende Outlook, starte SCANPST.EXE, wähle über Durchsuchen deine Datendatei und dann Starten. Findet das Werkzeug Fehler, klick auf Reparieren. Es legt dabei automatisch eine Sicherung mit der Endung .bak im selben Ordner an. Danach Outlook wieder öffnen.

Neues Profil anlegen. Bringt das nichts, ist oft das Profil hinüber. Halte im klassischen Outlook die Umschalt-Taste gedrückt, während du das Programm startest, oder öffne über Datei dann Kontoeinstellungen den Punkt Profil ändern. So kannst du ein frisches Profil einrichten und dein Konto neu hinzufügen. Deine Mails auf dem Server bleiben dabei unberührt, ein neues Profil lädt sie schlicht erneut herunter.

Im neuen Outlook gibt es keinen dieser Wege. Entferne dort das Konto stattdessen über Einstellungen dann Konten dann E-Mail-Konten, und füge es anschließend sauber wieder hinzu. Das setzt die Verbindung neu auf.

Vorbeugen: Richtiger Kontotyp und Passwort aktuell halten

Damit du das Ganze nicht in einem halben Jahr wieder durchspielst, zwei Gewohnheiten.

Achte beim Einrichten auf den Kontotyp. Wer auf mehreren Geräten liest, fährt mit IMAP fast immer ruhiger, weil es Outlook und Server im Gleichklang hält. Die Unterschiede zu POP3 stehen weiter unten in den häufigen Fragen.

Halte außerdem dein Passwort aktuell. Änderst du es im Webmailer, musst du es auch in Outlook nachtragen. Wenn dein Anbieter oder Microsoft 365 die Zwei-Faktor-Anmeldung nutzt, brauchst du in Outlook oft ein eigenes App-Passwort statt des normalen Kennworts. Und wenn eine angebliche „Ihr Postfach ist voll“-Mail dich zur Passworteingabe drängt, sei vorsichtig: So etwas ist ein beliebter Köder. Wie du solche Nachrichten entlarvst, zeigt die Anleitung zum Phishing-Mail erkennen.

Bleibt es trotz aller Schritte dabei, dass gar nichts ankommt und eine Serverfehlermeldung erscheint, kann eine kurze Rückfrage beim E-Mail-Anbieter sinnvoll sein. Manchmal wird ein Postfach nach zu vielen Fehlanmeldungen vorübergehend gesperrt, und nur der Anbieter kann es wieder freigeben.

Häufige Fragen

Warum kommen die Mails nur am Handy an und nicht in Outlook?

Das Handy zeigt dir, dass die Nachricht beim Server angekommen ist. Am PC hakt dann die Strecke zwischen Outlook und dem Server. Die häufigsten Gründe sind der aktive Offlinemodus, ein falsches Passwort oder veraltete Server- und Porteinstellungen. Arbeite die Schritte oben von oben nach unten ab, meist liegt es an einem der ersten Punkte.

IMAP oder POP3, was soll ich nehmen?

Für die meisten Menschen ist IMAP die ruhigere Wahl. IMAP hält Outlook und Server im Gleichklang, du siehst also auf PC und Handy denselben Stand. POP3 lädt Mails herunter und räumt sie je nach Einstellung vom Server, was auf mehreren Geräten schnell für Durcheinander sorgt. Nur wenn du bewusst alles lokal auf einem einzigen PC sammeln willst, kann POP3 passen.

Gehen bei einem neuen Profil meine Mails verloren?

Bei einem IMAP-Konto nicht. Deine Nachrichten liegen dort auf dem Server, und ein neues Profil oder ein neu eingerichtetes Konto lädt sie einfach erneut herunter. Bei einem POP3-Konto solltest du vorher die alte Datendatei sichern, weil dort Mails auch nur lokal auf dem PC liegen können.

Quellen

Microsoft Support: Reparieren von Outlook-Datendateien (PST und OST)
Microsoft Support: Erstellen eines Outlook-Profils